Die Covid-Krise hat in vielen Unternehmensbereichen ein schnelles Reagieren und Umstellen der Arbeitsweise in digitale Form erfordert. Die Entwicklung wurde in noch nie da gewesener Geschwindigkeit angetrieben. Teams kommunizieren über unterschiedlichste Plattformen, Prozesse werden in digitalen Workflows abgebildet, neue Dokumenten-Management-Tools wurden implementiert.
Klingt überaus positiv, birgt jedoch auch Gefahren: Die so wichtige strategische Komponente konnte notgedrungen in vielen Vorhaben nicht ausreichend erarbeitet werden. Schnelle Lösungen für das Homeoffice waren gefragt und dies mitunter zu Lasten des effizienten Prozesses.
Und genau hier gilt es anzusetzen und nachzuschärfen, denn die Digitalisierung und Automatisierung sind kontinuierliche Prozesse. Neu implementierte Systeme und Arbeitsweisen erfordern eine Anpassung der Abläufe und der Schnittstellen-Logik in der Organisation. Oft sind es auch nur kleine Schrauben, an denen gedreht werden muss.
Stellen Sie sicher, dass folgende Punkte erfüllt sind:
Die Arbeitsabläufe sind logisch und vor allem durchgängig gestaltet.
- Digitale Daten liegen entlang des gesamten Prozesses vor - von der Entstehung oder dem Eingang bis hin zur vollständigen Verarbeitung. Es gibt keine Medienbrüche, was digital ist, bleibt digital.
- Es gibt keine Parallelprozesse in analoger und digitaler Form.
- Der analoge Prozess wird nicht durch bloßes Überführen in digitale Formate transformiert. Die 1:1 Nachahmung analoger Prozesse bringt in der digitalen Welt keinerlei Vorteile.
- Möglichst viel an Routinetätigkeit läuft automatisiert ab, repetitive Aufgaben werden von Programmen übernommen und die zusätzlichen Kapazitäten können wertbringend eingesetzt werden.
- IT-Systeme und Schnittstellen sind auf die neuen Gegebenheiten adaptiert.
- Die Ressourcenplanung und Aufgaben werden gezielt eingesetzt und verteilt.
Damit die Vorteile der Digitalisierung und Automatisierung voll ausgeschöpft werden können, ist das Onboarding aller am Prozess beteiligten Kollegen wesentlich. Das gemeinsame Feilen am effizienten Prozess, Abwägen des besten Ressourceneinsatzes und der Identifizierung der Automatisierungspotentiale beseitigen Unsicherheiten und lassen Überforderung keinen Raum.
Die letzten Monate waren sicherlich von Reagieren und nicht vom gewünschten Agieren gekennzeichnet – bleiben Sie JETZT am Ball und entwickeln Sie Ihr Digitalisierungs- und Automatisierungskonzept weiter. Ganz nach dem Motto: WORK SMARTER, NOT HARDER!
Gaedke & Angeringer Steuerberatung GmbH
