Ein erster Blick geht hier vermutlich zu der viel umworbenen Seite des Bundesministerium für Digitalisierung und Wirtschaftsstandort „Digital Team Österreich“.

Auf dieser Seite hat das Büro der Bundesministerin Magarete Schramböck zahlreiche Unternehmen gelistet, die eine Vielzahl an Tools bieten, die es aktuell, für begrenzte Zeit, kostenlos gibt.

In der Liste finden sich vor allem große Unternehmen, wie Microsoft, IBM, Cisco und auch unsere heimischen Telekom-Provider. Diese Liste wächst stetig und inzwischen sind auch kleinere österreichische Unternehmen und kleine Startups vertreten. Aus steirischer Sicht ist es erfreulich, dass sich auch ein weststeirisches Unternehmen, www.isioffice.eu, auf dieser Liste befindet.

Würde man einen IT-Dienstleister vor diese sehr umfangreiche Liste stellen, würde er vermutlich erstmal schnaufen. Nachdem ein IT-Dienstleister sich aber einen Überblick geschaffen hat, kann dieser sicherlich mit den meisten Tools etwas anfangen.

Was macht ein Unternehmer, für den die IT ein Mittel zum Zweck ist? Er ist mit dieser umfangreichen Liste an Tools sicher hilflos überfordert. Nach einer Entscheidung für ein Tool tauchen bestimmt auch gleich die nächsten Fragen auf:

  •  Was benötige ich, um diese Services zu betreiben?
  • Schafft meine Hardware die Anforderungen?
  • Und vor allem, wie konfiguriere ich das Service sicher?

In vielen Fällen, wird wohl ein Profi zu Hilfe gezogen werden müssen, um das Tool erfolgreich einsetzen zu können.  

Bevor man sich für ein Tool entscheidet, sollte man sich immer die Frage stellen, ob ich das Tool wirklich benötige. Oder können meine Mitarbeiter und ich vielleicht auch ohne diese Tools erfolgreich von zu Hause aus arbeiten. 

Einer Sache sollte man sich bewusst sein, den Schalter einfach umlegen und im Home-Office arbeiten, funktioniert in den wenigsten Fällen. Am ehesten noch als EPU, wo quasi die ganze Firma auf einem Computer ist, jedoch nicht mal hier unbedingt. Das Arbeiten im Home-Office hängt stark von den Arbeitsweisen bzw. Prozessen ab. Die eingesetzten Tools sollen diese Prozesse unterstützen. Darum ist der erste Schritt die Arbeitsprozesse selbst zu betrachten und zu analysieren, ob ich hierfür wirklich ein Tool benötige. Dieses sollte dann den Prozess unterstützen und nicht zusätzlicher zeitlicher Aufwand sein. Bevor ich ein neues Tool einsetze, sollte ich auch überprüfen, welche Tools besitze ich schon, ohne sie überhaupt zu nutzen. Ein Beispiel ist Office 365: Dieses inkludiert in den meisten Fällen auch „Teams“. Schon habe ich ein Tool, mit dem ich rasch und unkompliziert Online-Meetings abhalten kann, mit den Kollegen chatten und Dokumente gemeinsam bearbeiten

Für das Arbeiten im Home-Office selbst, ist aber die Einstellung des einzelnen ein essentieller Faktor. Es ist wichtig, dass ich ungestört arbeite, so dass ich auch produktiv bin. Man soll sich immer einen Start- und Endpunkt setzen und der Familie klar kommunizieren, dass man in der Zeit gerade arbeitet, auch wenn man zu Hause ist. Wichtig ist, dass man trotz aller Flexibilität eine klare Struktur in die Arbeitsweise bringt. Im Home-Office ist es in der Regel egal, wann man arbeitet, ob man die 8 Stunden am Stück arbeitet oder diese auf morgens und abends verteilt oder die 40 Stunden Woche statt auf 5 auf 6 Tage aufteilt.  

Es empfiehlt sich auch, einen fixen Arbeitsort (Schreibtisch, Esszimmertisch o.Ä.) zu schaffen und nicht auf der Couch gemütlich zu sitzen, während man arbeitet. Home-Office funktioniert nur mit viel Selbstdisziplin und Vertrauen in die Mitarbeiter, dass diese die Arbeit auch erledigen.

Unser Tipp: Als erstes im Unternehmen schauen, welche Tools verfügbar sind und diese auch einzusetzen. Die Tools sollten jedenfalls immer die Prozesse und Arbeitsweisen unterstützen.